Pani Kierownik, systemy zarządzania są dość popularne w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Proszę nam zdradzić, jakie są te najważniejsze, po co je wdrażamy i co decyduje o wdrożeniu?

Najpopularniejsze systemy zarządzania ISO w firmach to: ISO 9001 (jakość), ISO 14001 (środowisko) ISO 45001 (BHP) ISO 50001 (zarządzanie energią) oraz ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji) ale również inne kluczowe standardy branżowe, takie jak np. ISO 22000 (bezpieczeństwo żywności), pomagające w standaryzacji procesów i budowaniu zaufania.

Decyzja o wdrożeniu systemów zarządzania ISO jest najczęściej podyktowana chęcią poprawy efektywności operacyjnej poprzez poprawę jakości i standaryzację procesów, ale często wynika również z wymogów rynkowych, dążenia do spełnienia wymagań prawnych, budowania przewagi konkurencyjnej oraz dążenia do zwiększenia wiarygodności w oczach klientów.

Czy każda firma musi mieć wdrożony system ISO?

Decyzja o wdrożeniu systemów ISO nie jest prawnym obowiązkiem firmy,jest dobrowolna i wynika z analizy korzyści biznesowych. Tu istnieją wyjątki, ponieważ np. w nowelizacji ustawy o efektywności energetycznej wejdzie obowiązek wdrożenia systemu zarządzania energią dla wszystkich przedsiębiorców, których średnie roczne zużycie energii w ciągu ostatnich trzech lat przekroczy 23,611 GWh. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1785 z 24 kwietnia 2024 r. w sprawie zmiany dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2010/75/UE w sprawie emisji przemysłowych (zintegrowane zapobieganie zanieczyszczeniom i ich kontrola), prowadzący instalacje wymagające pozwolenia zintegrowanego są zobowiązani do wdrożenia systemów zarządzania środowiskowego do 1 lipca 2027 r.

Czy poza obowiązkami istnieją jakieś wymierne korzyści z wdrożenia systemów zarządzania?

Korzyści płynących z posiadania certyfikowanego systemu zarządzania jest wiele. Wymienię tylko niektóre. Oprócz faktu lepszego postrzegania przedsiębiorstwa przez wszystkich interesariuszy, to posiadanie certyfikatu: zwalnia spółkę z obowiązku wykonywania audytu energetycznego przedsiębiorstwa co 4 lata, daje nam lepszą pozycję w ubieganiu się o pomoce publiczne, jest to wymóg przy ubieganiu się o przyznanie rekompensaty dla przedsiębiorstw energochłonnych, zapewnia osiąganie pozytywnych wyników audytów klientowskich, ułatwia certyfikację wyrobów.

Jak to wygląda w Grupie Azoty? Czy każda ze spółek posiada zintegrowany system?

Każda ze spółek Grupy Azoty posiada wdrożone systemy zarządzania zgodnie z normami ISO. Natomiast jedynie Grupa Azoty Kędzierzyn ma w pełni zintegrowany system ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 oraz ISO 50001.

Niedawno w Kędzierzynie-Koźlu odbył się audit ZSZ. Czym różni się organizacja i przeprowadzenie takie auditu od tych auditów wewnętrznych? Dlaczego musimy – lub chcemy? – mieć dwa rodzaje auditów ISO?

W Grupie Azoty Kędzierzyn w dniach od 2 do 5 marca odbył się audit certyfikujący zintegrowanego systemu zarządzania, którego funkcjonowanie zostało ocenione pozytywnie.

Audit certyfikujący to zewnętrzna, niezależna ocena systemu zarządzania przez jednostkę certyfikującą, mający na celu potwierdzenie zgodności z normą (w naszym przypadku z normami ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 oraz ISO 50001). Taki audit składa się z dwóch etapów: przeglądu dokumentacji i weryfikacji wdrożenia. Pozytywny wynik skutkuje wydaniem certyfikatu na 3 lata.

Celem auditu wewnętrznego natomiast jest dokonanie niezależnej oceny, czy funkcjonujący w firmie system zarządzania jest zgodny z normami ISO, czy jest efektywny i czy został prawidłowo wdrożony. Jest procesem systematycznym, obiektywnym i udokumentowanym, przeprowadzanym zazwyczaj przez przeszkolonych pracowników spółki. Audit wewnętrzny identyfikuje niezgodności oraz obszary do doskonalenia, przygotowuje do auditów zewnętrznych. Ponadto, przeprowadzanie auditów wewnętrznych jest wymaganiem norm ISO.

W swojej działalności Grupa Azoty kieruje się między innymi wizją zrównoważonego rozwoju. Na ile system zarządzania ISO jest spójny z ESG? Co łączy, a co dzieli?

Systemy zarządzania ISO (zwłaszcza ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001) stanowią operacyjny fundament do wdrażania strategii ESG, ułatwiając zbieranie danych, raportowanie niefinansowe oraz zarządzanie ryzykiem środowiskowym i społecznym. Normy ISO definiują „jak” zarządzać procesami, podczas gdy ESG określa, „co” (cele środowiskowe, społeczne, ładu) należy osiągnąć i zaraportować.

Utrzymanie tak sprawnie działającego zintegrowanego systemu to nie lada wyzwanie. Jak zwykle wygląda koordynacja prac i ile osób jest zaangażowanych w obsługę systemu?

To duże wyzwanie. Niewątpliwie zaletą zintegrowanego systemu jest posiadanie wspólnej dla wszystkich norm ISO dokumentacji, zastosowanie zintegrowanego podejścia do Polityki, Celów, procesów systemu, auditów wewnętrznych, postępowania z niezgodnościami oraz przeglądów zarządzania. Dla jednej osoby - Pełnomocnika Dyrektora Generalnego ds. ZSZ nie byłoby możliwe utrzymanie i doskonalenie systemu. Na uwagę zasługuje tu ogromny wkład pracy, wiedza merytoryczna i doświadczenie osób, które mnie stale wspierają: pracowników Biura Zarządzania Procesowego, Biura Ochrony Środowiska, Działu BHP oraz Biura Ekonomiczno-Handlowego Energetyki – obecnie 13 osób i ja (tu szczególnie wyróżniam pracowników Zespołu ds. Systemu Zarządzania Energią i Emisjami, którzy samodzielnie wdrażali „najmłodszy” system zarządzania energią). Pełna integracja systemów nastąpiła u nas w 2023 roku i była oparta głównie na pracy pracowników tych komórek.

Czy prowadzą Państwo wspólne szkolenia czy narady?

Oczywiście, jako Pełnomocnik konsultuję się z przedstawicielami poszczególnych obszarów zarządzania, ponieważ to oni posiadają szeroką wiedzę merytoryczną w obszarach ochrony środowiska, bhp oraz zarządzania energią. Jeśli mamy możliwość, uczestniczymy również w szkoleniach. Wykorzystujemy bezpłatne webinary, by pogłębiać wiedzę w temacie norm ISO. Ważnym „polem” szkoleniowym są zintegrowane audity wewnętrzne. Zespół auditorów składa się z auditorów wszystkich czterech obszarów, tak więc poprzez obserwację sposobu prowadzenia auditów oraz techniki zadawania pytań uczymy się od siebie nawzajem.

Po wielu latach funkcjonowania zintegrowanego systemu ma Pani na pewno ciekawe spostrzeżenia i doświadczenia, którymi chciałby się Pani podzielić.

Zauważam pewne „zmęczenie” systemem. To prawda, że jeśli system jest za bardzo rozbudowany, tracimy poczucie, po co to w ogóle robimy. Zdarza się, że słyszę opinię, że produkujemy dokumentację tylko na potrzeby auditu zewnętrznego. Ale to nie na tym powinno polegać. System powinien nam pomagać, a nie utrudniać życie. Sposoby działania opisane w dokumentacji usprawniają nam pracę, jednakże należałoby dążyć do ich uproszczenia. Myślę, że wraz z wdrażaniem elektronicznego obiegu dokumentów, stopniowo wiele się zmienia, ale jest jeszcze wiele obszarów, w których musimy się doskonalić.

Co radziłaby Pani innym firmom, które zastanawiają się nad wdrożeniem zintegrowanego systemu zarządzania?

Wdrożenie systemów zarządzania według norm serii ISO na pewno przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Natomiast integracja wdrożonych systemów, dodatkowo pozwala na maksymalizację skuteczności działania wszystkich systemów zarządzania poprzez wykorzystanie efektu synergii, obniżenie kosztów certyfikacji oraz kosztów działania Zintegrowanego Systemu Zarządzania, a także osiągnięcie pełniejszego obrazu funkcjonowania spółki wynikającego z zintegrowanej dokumentacji, auditów i przeglądów systemu.

Dziękuję za rozmowę.